Conditions générales 2020-2021

Le Jamboree Européen en 2020 a été annulé par l’organisation polonaise suite aux circonstances exceptionnelles du COVID-19. Les organisation polonaise et belge travaillent d’arrache-pied afin d’offrir un jamboree en 2021. Suite à ce décalage de date du Jamboree, nous avons fait une mise à jour des conditions générales de participation avec le contingent belge.

Définitions :

  • Jamboree : dans ce document, Jamboree désigne l’ensemble du projet Jamboree Européen (dans ses différentes phases et activités).
  • Contingent : C’est la délégation belge qui participe au projet. Le contingent est composé des jeunes, animateur-rices, IST et de l’équipe CMT.
  • CMT : C’est la Contingent Management Team. C’est l’équipe belge qui coordonne l’organisation du projet du contingent belge (activités préparatoires, logistique, communication, …).
  • Unit : Unit est le terme utilisé sur un Jamboree pour parler d’une troupe. Les Units sont chacune composée au maximum de 4 patrouilles. Une patrouille est composée d’un/une animateur/animatrice et 9 jeunes.
  • Jeune : Les jeunes sont membres de la Unit et âgés entre 14 et 18 ans au moment du Jamboree.
  • Animateur : Les animateurs sont aussi membres de la Unit et en animent les jeunes.
  • IST (International Service Team) : En français, EIS, c’est l’Equipe Internationale de Service. Ce sont des membres qui ont plus de 18 ans au moment du Jamboree qui aideront à l’organisation pratique du Jamboree tant en Belgique qu’en Pologne.
  • Membre : Quand on parle de membre ci-dessous, on parle de tous les membres du contingent (jeunes, animateurs, IST, CMT)

Membre actif dans l’une des fédérations : membre en ordre d’affiliation dans son association et exerçant une fonction active.

1. Conditions de participation

La participation au Jamboree est ouverte à tous les membres affiliés dans une fédération scoute ou guide belge (Scouts en Gidsen Vlaanderen, FOS Open Scouting, Les Scouts, Les Guides ou Les Scouts et Guides Pluralistes).

Pour être inscrit en tant que jeune dans une unit, il faut, au moment de l’inscription :

  • Être membre actif dans l’une des fédérations suivantes : Scouts en Gidsen Vlaanderen, FOS Open Scouting, Les Scouts, Les Guides de Belgique ou Scouts et Guides Pluralistes.
  • Être né entre le 02/08/2003 et le 31/12/2007. Les membres inscrits avant le 30 avril 2020 et qui sont nés entre le 26/07/2002 et le 02/08/2003 peuvent choisir de quand même vivre le Jamboree comme jeune.

Le nombre de places pour les jeunes dépend du nombre d’animateurs et d’animatrices inscrits. Il faut 1 animateur-rice pour 9 jeunes.

Pour être animateur-rice, il faut, au moment de l’inscription :

  • Être membre actif dans l’une des fédérations suivantes : Scouts en Gidsen Vlaanderen, FOS Open Scouting, Les Scouts, Les Guides ou Scouts et Guides Pluralistes.
  • Avoir plus de 21 ans au début du Jamboree ou pouvoir démontrer expérience et des compétences jugées suffisantes par l’équipe CMT.
  • Une formation ou une expérience d’animation des éclaireurs, guides aventures, guides horizons ou pionniers est un atout.

Le nombre de places en tant qu’animateur dépend du nombre de jeunes inscrits. Il faut 1 animateur pour 9 jeunes.

Pour intégrer l’Équipe Internationale de Service (IST), il faut, au moment de l’inscription :

  • Être membre actif dans l’une des fédérations suivantes : Scouts en Gidsen Vlaanderen, FOS Open Scouting,
    Les Scouts, Les Guides ou Scouts et Guides Pluralistes.
  • Être né avant le 02/08/2003

Le nombre de places en tant qu’IST dépend du nombre de membres inscrits. Chaque fédération se réserve le droit de refuser l’inscription de l’un de ses membres.

2. Engagement

En t’inscrivant au Jamboree, tu t’engages à participer au Jamboree ainsi qu’à l’ensemble des activités préparatoires (week-ends, précamp, …). En outre, en t’inscrivant en tant qu’animateur ou IST, tu t’engages à participer activement à un groupe de travail durant toute la durée du projet.

3. Inscription

L’inscription est individuelle. Afin de favoriser la rencontre et la cohésion de nos Units, les jeunes issus d’une même unité seront séparés dans la mesure du possible.

3.1. Pour les membres déjà inscrits avant le 30 avril 2020

Les membres du contingent déjà inscrits avant le 30 avril 2020 devront confirmer leur participation au Jamboree Européen en 2021 via le site www.jamboree2020.be, avant le 31 mai 2020.

Les confirmations d’inscription seront enregistrées chronologiquement. La participation effective de chaque inscrit dépend de l’inscription suffisante d’animateurs (il faut 1 animateur pour 9 jeunes). Si le nombre final d’animateurs ne permet pas d’emmener tous les membres ayant confirmé leur inscription, les derniers à avoir confirmé seront contactés et nous procéderons à leur désinscription (au 31 août) aux mêmes conditions que pour les membres qui décident de ne pas poursuivre le projet.

Si le nombre d’animateurs inscrits dépasse le nombre d’animateurs nécessaires, nous proposerons à certains d’entre eux de devenir IST, ou de se désinscrire (aux mêmes conditions que pour les membres qui décident de ne pas poursuivre le projet). Les animateurs déjà inscrits comme tels pour l’été 2020 sont prioritaires. Les membres du contingent déjà inscrits avant le 30 avril 2020 auront priorité sur les nouveaux membres.

3.2. Pour les nouvelles inscriptions

L’inscription se fait au moyen du formulaire d’inscription officiel via le site www.jamboree2020.be.

Les inscriptions seront enregistrées chronologiquement. Si le nombre maximal de membre est atteint, une liste d’attente sera établie. Toutes les personnes inscrites sur cette liste d’attente qui n’aurait pas de place et qui auraient déjà payé un acompte seront automatiquement remboursées.

Les inscriptions pour les nouveaux membres seront réouvertes dans le courant du mois de juin au 31 août 2020.

L’inscription n’est confirmée qu’après réception de :

  • la première tranche de 260 €
  • le formulaire d’inscription dûment complété
  • l’autorisation parentale pour les mineurs ou l’engagement personnel pour les majeurs
  • la confirmation d’affiliation valide à l’une des fédérations suivantes : Scouts en Gidsen Vlaanderen, FOS Open Scouting, Les Scouts, Les Guides de Belgique ou Scouts et Guides Pluralistes. Vérification sera faite par l’équipe d’organisation.

4. Participation financière

La participation financière s’élève à 920 € par personne. Le prix du projet reste donc inchangé. Les membres inscrits avant le 30 avril 2020 et étant en ordre de paiement peuvent donc participer sans paiement supplémentaire.

Un acompte de 260 € doit être payé avant le 31 août 2020 sur le numéro de compte BE44 3631 2790 4745 de GSB avec comme communication ”Pour” suivi du EJ-ID.
Une deuxième tranche de 330 € doit être payée pour le 15 octobre 2020.
Une troisième tranche de 330 € doit être payée pour le 15 janvier 2021.

Tous les frais bancaires éventuels sont à charge des membres. En cas de non-respect du plan d’étalement de paiement, un rappel sera envoyé. Si après ce rappel, le montant dû n’est toujours pas payé, le membre sera exclu du projet du Jamboree. Les acomptes payés seront remboursés suivant les conditions d’annulation du chapitre 5.

5. Conditions d’annulation

Toute annulation doit être notifiée via le formulaire suivant : https://jamboree2020.be/fr/desinscription/

Le contingent a déjà commencé à avancer des frais (acompte inscription au Jamboree, location des gîtes pour les week-ends, …). Nous ne pourrons donc pas rembourser intégralement ceux qui annuleraient.

Les conditions d’annulation ci-dessus peuvent être plus favorables si la personne qui annule est remplacée par une personne avec une fonction similaire (un jeune ne peut être remplacé que par un jeune). Pour ce faire, l’organisation belge commence par regarder au sein de la liste d’attente. Si aucun remplaçant ne peut être trouvé dans cette liste, la personne qui annule peut chercher et trouver un autre candidat pour participer au projet. Cette candidature doit être validée par l’équipe de contingent. Le remboursement au membre sortant ne sera effectif qu’après le paiement des trois tranches par le remplaçant. L’équipe CMT proposera une assurance annulation, en option. Pour les conditions générales de remboursement, veuillez-vous référer au contrat signé avec la compagnie d’assurance.

5.1. Pour les membres déjà inscrits avant le 30 avril 2020

Les règles suivantes seront appliquées :

  • en cas de désinscription avant le 31 août 2020, seuls 260 € seront perdus donc si vous aviez déjà payé 920 €, vous récupéreriez 660 € ;
  • en cas de désinscription avant le 15 octobre 2020, 460 € seront perdus, donc si vous aviez déjà payé 920 €, vous récupéreriez 460 € ;
  • en cas de désinscription avant le 15 janvier 2021, 590 € seront perdus, donc si vous aviez déjà payé 920 €, vous récupéreriez 330 € ;
  • en cas de désinscription après le 15 janvier 2021, aucun remboursement ne sera fait.

L’évaluation des remplacements suite aux annulations dues au report de projet en 2021 se fera au cours du mois de novembre 2020. Les éventuels remboursements supplémentaires seront communiqués aux intéressés avant la fin novembre 2020.

5.2. Pour les nouvelles inscriptions

Les règles suivantes seront appliquées :

  • en cas de désinscription avant le 31 août 2020, toutes tranches déjà payées seront remboursées ;
  • en cas de désinscription avant le 15 octobre 2020, 100 € des 590 € dus seront perdus, donc vous récupéreriez 490 € ;
  • en cas de désinscription avant le 15 janvier 2021, la première et deuxième tranches seront perdues, c’est à dire 590 € ;
  • en cas de désinscription après le 15 janvier 2021, aucun remboursement ne sera fait.

5.3. Annulation du projet

L’équipe CMT ne peut être tenue responsable pour les situations de force majeure qui impliqueraient l’interruption ou l’annulation du camp (interdiction de voyage par le Ministère des Affaires étrangères, annulation du Jamboree par l’organisation polonaise…). Dans ce cas, le remboursement des frais d’inscription ne peut être réclamé.

Les activités préparatoires ne seront en aucun cas remboursées.

Le Jamboree Européen en 2020 a été annulé par l’organisation polonaise suite aux circonstances exceptionnelles du COVID-19. Cette annulation entraîne la perte de 260 € pour tous les anciens membres du contingent.

Le Jamboree Européen en 2021 est proposé par l’organisation aux conditions suivantes :

  • Pour l’organisation polonaise, un minimum de 10.000 jeunes doit être atteint.
  • Pour l’organisation belge :
    • Avoir une équipe de coordination du contingent (CMT) qui soit suffisante pour mener à bien le projet
    • Avoir suffisamment d’IST pour le soutien à l’organisation du projet
    • Avoir suffisamment d’animateurs pour le nombre de jeunes. Il faut 1 animateur pour 9 jeunes

Si ces conditions n’étaient pas remplies, tous les membres du contingent ou une partie de celui-ci ne pourraient pas participer au projet et perdraient les 260 € déjà dépensés dans l’aventure au 31 mars 2020.

6. Assurance

En tant que membre Scouts en Gidsen Vlaanderen, FOS Open Scouting, Les Scouts, Les Guides ou Scouts et Guides Pluralistes, tu es automatiquement assuré en responsabilité civile et accidents corporels. Cette assurance est également valable pendant la durée du projet du Jamboree.

Le membre est personnellement responsable du matériel personnel emporté. L’équipe CMT ne peut être tenue responsable des accidents personnels qui surviendraient pendant le camp.

7. Droit à l’image

Les images prises tout au long du projet du Jamboree seront éventuellement utilisées à titre informatif pour en illustrer ses activités. Toute ressemblance entre les personnes qui s’y trouvent et les situations décrites serait purement fortuite et involontaire. En acceptant les conditions générales, le membre donne l’autorisation au contingent pour l’utilisation de ces images. S’il le souhaite, il peut demander l’arrêt de l’utilisation d’une photo le représentant. La demande doit se faire à l’équipe communication, via l’adresse email suivante : info@jamboree2020.be.

8. Règles de vie

Par son inscription, les participants s’engagent à respecter les règles de vie du projet du Jamboree disponibles sur www.jamboree2020.be . En cas de non-respect des règles de vie, l’équipe CMT se réserve le droit d’exclure un membre du projet du Jamboree. Les conditions d’annulation reprises au chapitre 5 sont d’application. En cas d’exclusion durant le Jamboree, les frais complémentaires engendrés par le rapatriement seront à charge du membre ou de son représentant légal.

9. Communication

La communication officielle de l’équipe CMT vers les membres ou leurs représentants légaux se fera par e-mail ou via le site www.jamboree2020.be . Chaque membre ou représentant légal est responsable de l’enregistrement de son adresse email via le formulaire d’inscription.

10. Modification des conditions générales

L’équipe CMT a le droit de modifier le contenu des conditions générales. Les modifications sont d’application dès qu’elles sont publiées sur le site www.jamboree2020.be

Dernière mise à jour: 12/05/2020