Algemene voorwaarden 2020-2021

De Europese Jamboree in 2020 werd door de Poolse organisatie geannuleerd vanwege de uitzonderlijke omstandigheden van COVID-19. De Poolse en Belgische organisaties werken er hard aan om in 2021 een jamboree aan te bieden. Na deze verschuiving van de datum van de Europese Jamboree hebben we een update gemaakt van de algemene voorwaarden voor deelname aan het Belgische contingent.

Definities:

  • Jamboree: Wanneer we Jamboree schrijven bedoelen we daarmee het hele project (doorheen alle fases en activiteiten)
  • Contingent: Dit is de Belgische delegatie die deelneemt aan het project. Het contingent bestaat uit leden, Ieiding, IST en de CMT-ploeg.
  • CMT: dit is het Contingent Management Team. Dit is de Belgische ploeg die de organisatie van het project coördineert voor de het Belgisch contingent (voorbereidende activiteiten, logistiek, communicatie, …).
  • Unit: Unit is een term die gebruikt wordt op de Jamboree om een groep van 40 personen aan te duiden. Elke unit bestaat uit 4 patrouilles. 1 patrouille bestaat uit 9 leden en 1 leid-st-er.
  • Lid: Dit zijn de jongeren tussen 14 en 18 jaar, op het moment van de Jamboree, die deel uitmaken van een unit.
  • Leiding: deze volwassenen maken ook deel uit van een unit en staan in voor de begeleiding van de leden
  • IST: Staat voor Internationaal Service Team, dit zijn deelnemers ouder dan 18 jaar, op het moment van de Jamboree. Zij helpen de organisatie op praktisch vlak zowel in België als in Polen.
  • Deelnemer: Als we deelnemers vermelden dan bedoelen we iedereen die deel uitmaakt van het contingent (Leden, leiding, IST).
  • Actief lid: Actief en ingeschreven lid zijn van één van de associatie.

1. Deelnamevoorwaarden

Deelname aan de Europese Jamboree staat open voor iedereen die aangesloten is bij een Belgische scouts- of gidsenassociatie (Scouts en Gidsen Vlaanderen, FOS Open Scouting, Les Scouts, Les Guides of Les Scouts et Guides Pluralistes).

Om lid te zijn van een unit moet je op het moment van inschrijven:

  • Actief lid zijn van één van de volgende associaties: Scouts en Gidsen Vlaanderen, FOS Open Scouting, Les Scouts, Les Guides of Les Scouts et Guides Pluralistes
  • Geboren zijn tussen 02/08/2003 en 31/12/2007. Voor de leden die voor 30 april 2020 ingeschreven waren en die tussen 26/07/2002 en 02/08/2003 geboren zijn kunnen kiezen om toch als lid deel te nemen aan de Jamboree.

Het aantal plaatsen voor leden is afhankelijk van het aantal ingeschreven leiding. Er is 1 leid-st-er nodig per 9 leden.

Om leiding te zijn moet je op het moment van inschrijven:

  • Actief lid zijn van een van de volgende associaties: Scouts en Gidsen Vlaanderen, FOS Open Scouting, Les Scouts, Les Guides of Les Scouts et Guides Pluralistes
  • Ouder zijn dan 21 jaar aan het begin van de Europese Jamboree of de ervaring en vaardigheden kunnen aantonen die door het CMT voldoende worden geacht.
  • Een cursus gevolgd of ervaring hebben als leiding bij gidsen of verkenners is een pluspunt.

Het aantal plaatsen voor leiding is afhankelijk van het aantal ingeschreven leden. Er is 1 leid-st-er nodig per 9 leden.

Om deel uit te maken van het International Service Team (IST) moet je op het moment van inschrijven:

  • Actief lid zijn van een van de volgende federaties: Scouts en Gidsen Vlaanderen, FOS Open Scouting, Les Scouts, Les Guides of Les Scouts et Guides Pluralistes
  • Geboren zijn voor 02/08/2003.

Het aantal plaatsen voor IST is afhankelijk van het aantal ingeschreven deelnemers. Elke associatie behoudt zich het recht voor om een inschrijving van een van zijn deelnemers te weigeren.

2. Engagement

Je inschrijven voor de Europese Jamboree betekent ook dat je je engageert om volledig deel te nemen aan de Europese Jamboree: het geheel van voorbereidende activiteiten zoals weekends, voorkamp, …. Bovendien, als je je inschrijft als leiding of IST, betekent dit ook dat je je actief engageert om deel uit te maken van een werkgroep of leidingsploeg tijdens de volledige duur van het project.

3. Inschrijving

Inschrijven doe je individueel. De Jamboree is een internationaal project waar ontmoeting en nieuwe mensen leren kennen een belangrijk thema is. Leden van eenzelfde groep zullen daarom in de mate van het mogelijke verdeeld worden over verschillende units.

3.1. Voor de deelnemers al ingeschreven voor 30 april 2020

De deelnemers van het contingent die voor 30 april 2020 waren ingeschreven moeten hun deelname aan de Europese Jamboree in 2021 bevestigen voor de 31 mei 2020 via de site www.jamboree2020.be.

De deelnamebevestigingen worden chronologisch vastgelegd. De deelname van elk lid zal pas bevestigd worden bij een voldoende aantal inschrijvingen van leiding (voor 9 leden is er telkens 1 leid-st-er nodig). Indien het aantal leiding onvoldoende is voor het aantal ingeschreven leden dan zullen de laatst ingeschreven leden op de hoogte gebracht worden voor 31 augustus dat zij niet kunnen deelnemen. Hun niet deelname zal onder dezelfde voorwaarden gebeuren als zij die daarvoor hebben beslist om niet meer deel te nemen.

Als het aantal leiding groter is dan er nodig zijn, zal aan een aantal van hen gevraagd worden om mee te gaan als IST. Indien ze dit niet wensen dan kunnen ze zichzelf uitschrijven (dit onder dezelfde voorwaarden als de leden die annuleren). Leiding die al was ingeschreven voor de zomer van 2020 hebben voorrang. Deelnemers die voor 30 april 2020 zijn geregistreerd, krijgen voorrang op nieuwe leden.

3.2. Voor de nieuwe inschrijvingen

Inschrijven doe je via het officiële inschrijvingsformulier op de website www.jamboree2020.be.

De inschrijvingen zullen chronologisch genoteerd worden. Indien het maximumaantal deelnemers overschreden wordt, wordt een reservelijst aangelegd. Alle deelnemers opgenomen op deze reservelijst die geen plaats zullen hebben en die al een schijf betaald hebben zullen terugbetaald worden.

De inschrijvingen voor nieuwe deelnemers gaan open in de loop van juni tot en met 31 augustus 2020.

De inschrijving wordt pas bevestigd na de ontvangst van:

  • het voorschot van 260 €
  • het volledig ingevulde registratieformulier
  • de ouderlijke toestemming voor minderjarigen of persoonlijke engagement voor volwassenen
  • Bevestiging van een geldig lidmaatschap van één van de volgende federaties: Scouts in Gidsen Vlaanderen, FOS Open Scouting, Les Scouts, Les Guides of Scouts et Guides Pluralistes. Het CMT zal dit controleren bij de respectievelijke associaties.

4. Deelnameprijs

De deelnameprijs bedraagt 920 € per persoon. De prijs van het project blijft dus ongewijzigd, dus de deelnemers van voor 30 april die reeds 920€ hebben betaald zijn in orde met hun betaling.

Een eerste betalingsschijf van 260 € dient te worden betaald voor 31 augustus 2020 op de rekening van GSB BE44 3631 2790 4745 met als mededeling “Voor” gevolgd door het EJ-ID.
Een tweede schijf van 330 € dient te worden betaald tegen 15 oktober 2020.
Een derde schijf van 330 € dient te worden betaald tegen 15 januari 2021.

Alle eventuele bankkosten zijn ten laste van de deelnemer. Als een betalingsschijf niet ontvangen wordt tegen de vooropgestelde termijn, volgt eerst een herinnering. Als binnen de vooropgestelde termijn niet betaald is, volgt uitsluiting van deelname aan de Europese Jamboree. Voor terugbetaling van eventueel al wel betaalde termijnen gelden de annuleringsvoorwaarden zoals gesteld in punt 5 Annuleringsvoorwaarden.

5. Annuleringsvoorwaarden

Elke annulering moet worden gemeld via het volgende formulier : https://jamboree2020.be/nl/uitschrijving/

Het contingent heeft al verschillende kosten gemaakt (deelname aan de Europese Jamboree, de huur van verblijfplaatsen voor de weekends, …). Wij zullen degenen die annuleren niet volledig kunnen terugbetalen.

Onderstaande annuleringsvoorwaarden kunnen gunstiger zijn als de persoon die annuleert wordt vervangen door een persoon met een vergelijkbare functie (een deelnemer kan alleen worden vervangen door een deelnemer, …). Om dit te doen, zal het CMT de wachtlijst raadplegen. Als er geen vervanging in deze lijst kan worden gevonden, kan de persoon die annuleert zelf op zoek gaan om een andere kandidaat te vinden om deel te nemen aan het project. Deze kandidatuur is geldig na validatie door het CMT. De terugbetaling aan het vertrekkende lid wordt pas effectief uitgevoerd na betaling van de drie schijven door het vervangende lid. Het CMT zal een optioneel voorstel tot annulatieverzekering doen. Raadpleeg de algemene voorwaarden in het contract van de annulatieverzekering van verzekeringsmaatschappij voor meer informatie.

5.1. Reeds ingeschreven leden voor 30 april 2020

De volgende regels worden toegepast:

  • bij opzegging voor 31 augustus 2020 wordt slechts 260 € verloren, dus als u al 920 € had betaald, zou u 660 € terugkrijgen;
  • bij opzegging voor 15 oktober 2020 wordt 460 € verloren, dus als u al 920 € had betaald, zou u 460 € terugkrijgen;
  • bij opzegging voor 15 januari 2021 wordt 590 € verloren, dus als u al 920 € had betaald, zou u 330 € terugkrijgen;
  • bij opzegging na 15 januari 2021 zal niets terugbetaald worden.

De evaluatie van vervangingen na annulatie als gevolg van het uitstel van het project in 2021 zal plaatsvinden in de maand november 2020. Eventuele aanvullende terugbetalingen zullen vóór eind november 2020 aan belanghebbenden worden meegedeeld.

5.2. Voor de nieuwe inschrijvingen

De volgende regels worden toegepast:

  • bij opzegging voor 31 augustus 2020 worden alle reeds betaalde schijven terugbetaald;
  • bij opzegging voor 15 oktober 2020 zal 100 € van de verschuldigde 590 € verloren, hierdoor krijgt u 490 € terug;
  • bij opzegging voor 15 januari 2021 wordt de eerste en tweede schijf kwijt, dus 590 €;
  • bij opzegging na 15 januari 2021 zal niets terugbetaald worden

5.3. Annulatie van het project

Het CMT kan niet verantwoordelijk geacht worden voor overmacht situaties (zoals een negatief reisadvies door overheden of het annuleren door de Europese Jamboree-organisatie, …) waardoor het kamp afgelast of afgebroken moet worden. In dat geval kan geen terugbetaling van het inschrijvingsgeld worden gevraagd.

De voorbereidende activiteiten worden niet terugbetaald.

De Europese Jamboree in 2020 werd door de Poolse organisatie geannuleerd vanwege de uitzonderlijke omstandigheden van COVID-19. Deze annulatie resulteert in een verlies van 260 € voor alle voormalige deelnemers van het contingent.

De Europese Jamboree in 2021 kan voor de organisatie doorgaan als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

  • Voor de Poolse organisatie moeten er minimaal 10.000 leden zijn.
  • Voor de Belgische organisatie:
    • Beschikken over een contingent coördinatieteam (CMT) dat voldoende is om het project uit te voeren
    • Over voldoende IST beschikken om de organisatie van het project te ondersteunen
    • Over voldoende leiding beschikken voor het aantal leden. Er is 1 leiding nodig voor 9 leden

Als niet aan deze voorwaarden werd voldaan, zouden alle leden van het contingent of een deel ervan niet aan het project kunnen deelnemen en zouden ze de 260 € verliezen die al aan het avontuur was besteed op 31 maart 2020.

6. Verzekering

Als lid van Scouts en Gidsen Vlaanderen, FOS Open Scouting, Les Scouts, Les Guides of Les Scouts et Guides Pluralistes ben je automatisch verzekerd voor Burgerlijke aansprakelijkheid en Lichamelijke Ongevallen. Deze verzekering blijft ook gelden tijdens de duur van het hele Europese Jamboreeproject.

Voor persoonlijk materiaal is de deelnemer zelf verantwoordelijk. De organisatie van de Europese Jamboree kan niet aansprakelijk worden gesteld voor persoonlijke ongevallen die zich tijdens het kamp voordoen.

7. Beeldrechten

Beelden genomen gedurende het Europese Jamboree-project zullen eventueel gebruikt worden voor informatieve doeleinden om activiteiten te illustreren. Elke gelijkenis tussen mensen die erop afgebeeld zijn en de beschreven situaties zijn louter toevallig en onbedoeld. Door de algemene voorwaarden te aanvaarden geef ik het contingent toestemming tot het gebruik van beeldmateriaal. Indien de deelnemer dit niet wenst dient hij het contingent  op de hoogte te brengen via het volgende e-mailadres: info@jamboree2020.be

8. Leefregels

Door zich in te schrijven verklaren de deelnemers om de leefregels van het project Europese Jamboree te respecteren. De leefregels zijn beschikbaar op www.jamboree2020.be. Bij niet-naleving van de leefregels behoudt het CMT het recht om een deelnemer uit het Europese Jamboree-project uit te sluiten. De annuleringsvoorwaarden in hoofdstuk 5 zijn van toepassing. Bij uitsluiting tijdens de Europese Jamboree worden de extra kosten van de repatriëring gedragen door de deelnemer of zijn wettelijke vertegenwoordiger.

9. Communicatie

De officiële communicatie van het Belgisch contingent naar de deelnemer en aan de wettelijk vertegenwoordiger gebeurt via e-mail of via de website www.jamboree2020.be. Elke deelnemer en zijn of haar wettelijk vertegenwoordiger is daarom verantwoordelijk voor het doorgeven van zijn of haar e-mailadres in het inschrijvingssysteem.

10. Aanpassing van de algemene voorwaarden

Het CMT behoudt zich het recht voor om de inhoud van de Algemene Voorwaarden aan te passen. De wijzigingen zijn van toepassing zodra ze gepubliceerd zijn via de website www.jamboree2020.be.

Laatst aangepast: 12/05/2020